كيف تحفز موظفيك

كيف تحفز موظفيك ...

 كيف تحفز الموظفين
How to Motivate Employees, written by: Michelle Perez

ترجمة: خالد محمد الحر

كيف تحفّز الموظفين

هل سبق لك أن تساءلت "لماذا لا يبدو موظفوك مندفعون للعمل مثلك؟" لست الوحيد الذي يتساءل هكذا. فمسألة الموظفين الغير مندفعين للعمل تعدّ مشكلة رئيسية في الشركات الأمريكية، تكلّف أرباب الأعمال الملايين من الدولارات من عوائد كل سنة. إنّ المشكلة واسعة الانتشار جدا بحيث يرى بعض الخبراء أنّ 70 بالمائة من عمّال اليوم أقل اندفاعا مما كانوا عليه في السابق. لذا، ما الواجب عليك عمله لتحفيز موظفيك للقيام بأفضل ما لديهم؟ خذ هذا الفصل لتتعلم كيف تحفّز موظفيك بفعالية.

هل تتوقّع الكثير من موظفيك؟

يصل الموظفون لمكاتبهم في الوقت المحدد للبدء بالعمل. ومن ثم يقومون بأعمالهم بشكل جيد، وهم موجودون عند الحاجة لهم. فهل يعد طلب تقديم خدمات إضافية بسيطة للزبائن أمرا شاقا عليهم؟!! هل الابتسامة في وجه الزبون بدلا من العبوس في وجهه والإقلال من التذمر أمرا صعبة؟!! مع العلم بأن الشركة تقدم خطة تقاعد وضمان اجتماعي جيدة، بالإضافة لأربعة أسابيع إجازة سنوية على الأقل. فلماذا لا زلنا نحصل على أداء أقل من المطلوب من موظفينا؟!!

موظف عامل مقابل موظف متحمّس للعمل

المشكلة أنّ المزايا والعطلة والراتب هي مقابل لخدمة الموظف، وليست لتحفيزه. الشركة تقدم هذه المزايا لكي تجذب وتبقي العمّال الموهوبين. ألق نظرة على أيّ شركة وستجد أنّ هذا النوع من المقابل لخدمة الموظف أصبح قياسيا في الوقت الحاضر.

لذلك، فهي لا تحفّز الموظفين. في الحقيقة، حوالي 50 بالمائة من الموظفين يبذلون من الجهد ما يكفي فقط للحفاظ على وظائفهم. من الواضح، أن "عمل ما يجب القيام به للنجاة فقط" ليس ما تريده من موظفيك. إذا، إن كانت هذه المزايا وأيام العطلات الممنوحة من الشركة لموظفيها لا تحفزهم! فما العمل؟

موظفون بتحفيز غير محدود

الفرص بالنسبة لمؤسستك، هي أن يكون لديك أناس جيدون يعملون في مؤسستك. يريدون أن يدفع لهم بشكل عادل، ويعرفون ما تفكّر به بخصوص عملهم، ويعرفون موقعهم الحالي وما يمكنهم عمله للترقّي والوصول لمواقع أعلى. وما يهمك هو أن تراهم يعملون بأقصى ما يمكنهم. لكن قبل أن تتعلّم كيف تقوم بهذا، عليك أولا الإجابة على هذا السؤال: لكي تحفّز موظفيك، هل تغيّر الموظف أو تغيّر التنظيم الذي يعمل فيه؟

الجواب الصحيح هو: تغيير التنظيم هو ما يجب القيام به. لأن تغيير الأفراد يأخذ الكثير من الوقت والجهد ولا يفيد الموظفين الآخرين. في الواقع، إن تغيير الموظفين ليس الحل الأمثل لإحداث أيّ تأثيرات بعيدة مدى.

لذا، من المحتمل أن تتساءل "كيف أقوم بتغيير منظمتي بالكامل?" لا تقلق، إنه ليس بالصعوبة التي تتوقعها.
في هذا الفصل، سنعلّمك عدّة استراتيجيات لتحفيز موظفيك (بدون استعمال المال). ذلك صحيح! يمكنك جعل موظفيك يقدمون أكثر للشركة بدون تقديم وجبات طعام مجانية أو تقديم أيام عطلة إضافية.

حدد حوافز موظفيك الطبيعية

إنّ الموظفين الذين يعملون لشركتك يحفّزون طبيعيا. قد يفاجئك هذا الأمر، لكنّه حقيقي. كلّ ما عليك القيام به هو الاستفادة من قدرتهم الطبيعية، يمكنك ذلك من دون أن تنفق أي مبالغ تذكر. ذلك صحيح! بلا أموال. في الحقيقة، الأموال قد تنقص حماس الموظف وأدائه.
الخطوة الأولى في الاستفادة من قدرة موظفيك الطبيعية هي إزالة الممارسات السلبية التي تقلل من التحفيز الطبيعي لموظفيك.
الخطوة الثانية على منظمتك أن توجد وتطور محفزات حقيقة يمكنها إثارة الموظفين وزيادة اندفاعهم.

بتقليل الممارسات السلبية وإضافة محفزات طبيعية، تكون قد وضعت نفسك على بداية طريق التحفيز الطبيعي للموظفين. التحفيز الطبيعي للموظفين يعتمد على أنّ كلّ الناس عندهم رغبات إنسانية للانتساب، والإنجاز، وللسيطرة والسلطة على عملهم. إضافة لذلك، عندهم الرغبات للملكية، والكفاءة، والاعتراف، وأن يكون لعملهم معنى.

أزل معوقات التحفيز

فيما يلي قائمة بالممارسات التي تثبط من عزيمة الموظفين. هذه الأمور تشكل قوى مثبطة في العمل يجب تفاديها:

·املأ جو الشركة بالسياسات.

·كوّن توقعات غير واضحة عن أداء الموظفين.

·وضع قواعد كثيرة غير ضرورية على الموظفين اتباعها.

·حدد اجتماعات غير مفيدة على الموظفين حضورها.

·شجع المنافسة الداخلية بين الموظفين.

·احجب معلومات مهمة عن الموظفين هم بحاجة لها لأداء عملهم.

·قدم نقدا بدلا من التعليقات البنّاءة.

·اقبل مستوى الأداء المنخفض، بالتالي سيشعر الموظفون ذوو الأداء العالي بأنهم قد استغلوا.

·عامل موظفيك بشكل غير عادل.

·استفد من الحد الأدنى من طاقة موظفيك.

كم واحدة من هذه المثبطات موجودة بشركتك؟ وكم واحدة يمكنك إزالتها؟

تطبيق وسائل التحفيز الطبيعية

فيما يلي أمثلة بعض المحفزات التي ستساعد موظفيك على تحفيز قدراتهم الطبيعية. تذكّر، تطبيق هذه الحوافز يكون من دون إنفاق المال. بدلا من أن التركيز على المال، ركّز على كيفية عمل بعض التغييرات ضمن منظمتك.

·إذا كان عمل موظفيك روتينيا، أضف بعض أشكال المرح لهذا الروتين.

·أعط موظفيك فرصة اختيار الطريقة التي يودون القيام بأعمالهم بها.

·شجّع تحمل المسؤولية وفرص القيادة ضمن شركتك.

·شجعّ التفاعل بين موظفيك وتكوين فرق العمل بينهم.

·يمكنك تعليمهم من أخطائهم مع تجنّب النقد القاسي.

·طوّر الأهداف والتحديات لكلّ موظف.

·قدّم الكثير من التشجيع.

·أظهر الإعجاب بأعمال موظفيك.

·طوّر مقياسا يظهر التقدم في الأداء.

توصل للرغبة الطبيعية للإنتاج عند موظفيك

بإزالة مثبطات التحفيز وإضافة محفزات غير مكلفة تقوم بتحفز الرغبات الطبيعية الموجودة في موظفيك لتقديم أقصى مستوى للأداء والإنتاجية لديهم.

فيما يلي بعض الرغبات الطبيعية الموجودة في الإنسان:

·الرغبة في النشاط.

·الرغبة في الملكية.

·الرغبة في القوّة.

·الرغبة في الانتساب.

·الرغبة في القدرة.

·الرغبة في الإنجاز.

·الرغبة في الاعتراف به.

·الرغبة في أن يكون لعمله معنى.

(حاول أن) و (احذر من) لتحفيز موظفيك

لكي تنجح، على شركتك تقديم أعلى مستوى من الخدمة لكل زبون وموظف. كل عضو في الشركة يجب أن يعمل مع الآخرين باتجاه تحقيق الأهداف المشتركة.

كصاحب للعمل، ضع هذه الملاحظات فقي اعتبارك:

حاول أن تقوم بهذه الأمور:

ادفع أجور تنافسية. من الصعب إيجاد الموظّفون الموهوبون، على كافة المستويات الإدارية، وتكلفة تدريبهم واستبدالهم عالية. حاول معرفة المبلغ التي تدفعه الشركات الأخرى؛ وحاول جعل عروض رواتبك وتسهيلاتك في مستوى منافس للشركات الأخرى التي تعمل في نفس المجال. أيّ موظف يشعر أنه يحصل على راتب أقل من جهده من الممكن أن ينتقل لشركة أخرى.

قيّم الأداء بإنصاف.

·ضع وصفا وظيفيا واضحا ومعقولا لكلّ موقع ومنصب في الشركة.

·استرشد بنموذج تقييم الموظفين عند المراجعة السنوي.

·تأكّد من أن المراجع قد قام بما يجب عليه.

·ولديه البيانات ذات الصلة الوثيقة بالموضوع، ويعرف الحقائق.

·وأنه أقام التقييم على تحليل موضوعي للحقائق.

·طبّق كلّ النتائج بشكل متساوي على الجميع.

·قم بمراجعة أخرى إن لزم الأمر.

·وثّق جميع النتائج، الإيجابية والسلبية.

أصغ. إن كان لدى العاملين مشاكل في العمل، ناقش هذه الأمور بشكل معقول وعقلاني، واستمع لما يقوله الموظفون بعناية. وضع أهدافا لتحسن مساهمة الموظفين.

وضّح توقّعاتك. من الممكن أن يؤدي الموظف عملا مميزا وبارزا، لكنه لا يمت بصلة للأعمال المطلوبة منه في الوصف الوظيفي لوظيفته. تذكّر، إنك تستأجر وتبقي الموظفين في العمل لإنجاز أدوار ومهام معينة؛ إنك لا تخلق أدوارا لموظفيك.

قدّر الأعمال المتميزة. إذا تحلى الموظف بروح المبادرة، وتجاوز التوقّعات للأفضل، وأدّا عملا مميزا وبارزا، دعه يعلم بأنّك تقدّر مساهمته.

شجّع الموظفين. التربيت على ظهور الموظفين في الوقت المناسب له أثر ملحوظ على زيادة الإنتاجية. أشر لإنجازات الموظف، ليس فقط في وقت مراجعة الأداء، إنما حال حدوثها.

احذر أن تقوم بهذه الأمور:

استعمال حيل قصيرة الأمد. حيلة "موظف الشهر" قد تكون خطرة. إن كان لديك 50 موظفا، يمكنك أن تقدّر كل واحد منهم بالترتيب لقيامه بعمل بارز، لكن بعد سنة أو نحوها، لن يهتم أحد بذلك. من الناحية الأخرى، إن كان لديك 50 موظفا ونفس الأربعة أو الخمسة يتناوبون الفوز، سيكون لديك بلا شك بعض المشاكل، منها اتهامك بالمحسوبية.

البدء باجتماعات عديمة الفائدة. استغلّ التقنية باستعمال الإنترانت أو المذكرات التوضيحية لتوزيع وإيصال المعلومات المهمة على موظفيك، بدلا من مقاطعة إنتاجيتهم باجتماع آخر.

التسامح مع الأداء الأقل من متوسط. إن كنت تتوقع من موظفيك تقديم أداء معينا، عليك أن تضع هذه الأهداف موضع التنفيذ من قبل الجميع. لا تسمح لموظفيك بتصيد أخطاء الآخرين. اجعل كلّ شخص مسؤولا عن مهماته ومسؤولياته.

تحفيز موظفيك بهذه البساطة!

إنه كذلك! أنت الآن تعرف أسرار تحفيز موظفيك بفعالية. تذكّر، لا تعمل على تغيير عادات أو مواقف الأفراد، اعمل على تغيير الهيكل التنظيمي لتقليل مثبطات التحفيز وزيادة قدرات الموظفين على تحفيز قدراتهم الطبيعية.

إن وجدت هذا الفصل مثيرا وممتعا، رجاء تشارك به مع أصدقائك.

الحوافز التي تمنح من طرف المنظمة

الحوافز التي تمنح من طرف المنظمة

أنواع الحوافز أولا : حوافز العمال
يتميز أداء العمال بسهولة القياس . وبالتالي فإن حساب حوافزهم يتميز بأنه واضح وأهم العمال الذين يسهل حساب الحوافز لهم أو قياس انتاجهم هم العمال في الورش والمصانع والورديات .

مثال ذلك

1-الحصول على نصف دولار عن كل كيلو متر يسوقها سائق سيارة النقل
2-الحصول على ربع دولار عن كل متر مربع من الرمال يقوم العامل بتعبئتها في العربة
3-الحصول على 1 دولار عن خياطة كل بدلة
ثانيا : حوافز الإداريين
تختلف حوافز التخصصيين والإداريين عن حوافز العمال ، وذلك في أن النوع الأول يعتمد على أداء يصعب قياسه كميا بينما يمكن القياس في النوع الثاني ولدينا عدة أنواع من حوافز التخصصيين والإداريين منها العمولة وعلاوة الكفاءة وحوافز المديرين والأعمال المكتبية .
(1)العمولة Commission
(2)العلاوة Merit Increase

ويجب التفريق هنا بين عدة أنواع من العلاوات ، من أهمها:
1-علاوة الكفاءة
2-علاوة الأقدمية
3-العلاوة الاستثنائية

والأولي أي علاوة الكفاءة هي عبارة عن زيادة في الأجر أو الراتب بناءا على إنتاجية الفرد في عملة وهي تمنح بعد فترة عام تقريبا ، وحين يثبت الفرد أن إنتاجيته عالية أما علاوة الأقدمية فهي تعويض كامل عن عضوية الفرد في المؤسسة وتعبيرا عن إخلاصه لمدة عام . والعلاوة الاستثنائية تمنح بسبب وجود أداء ومجهود متميز ( وربما خارق ) يستلزم التعويض الاستثنائي . وكل العلاوات.
ثالثا : المكافأة Bonus
تقدم كثير من المؤسسات مكافأة لكبار التخصصيين أو الفئات الإدارية وذلك بناءا على الأداء العام للمنظمة ككل أو لأداء إداراتهم التي يشرفون عليها . ويقاس هذا الأداء العام بالأرباح عادة أو بكميات الإنتاج أو المبيعات .
رابعا : حوافز مجموعات العمل
تستخدم بعض المؤسسات حوافز لجماعات العمل ويتم فيها كل تقسيم الحوافز أو النسبة على الأفراد بناءا على إنتاجية الجماعة ككل ويلاحظ أن إنتاجية الجماعة قد تحسب على أساس الكمية أو الوقت والمشار إليها عالية أو على أي أساس آخر تراه المؤسسة .
خامسا : الحوافز على مستوى المؤسسة ككل
وهي عبارة عن خطط حوافز مبنية لتحفيز العاملين بالمؤسسة ،وذلك بناءا على الأداء والكفاءة لها وهناك ثلاثة أنواع منها وهي : المشاركة في الإرباح وخطط الإقتراحات (أو تخفيض التكلفة ) وملكية أسهم الشركة.
(1)المشاركة في الأرباح Profit Sharing
ويستفيد منها عادة غالبية العاملين في المؤسسة ، وهي عبارة عن استقطاع نسبة ( ولتكن 10%) من أرباح الشركة ثم توزيعها على العاملين ويتم التوزيع حسب المرتب أو الدرجة أو المستوى الإداري أو كفاءة الإداء أو أكثر من أساس واحد ويتم التوزيع نقدا مرة واحدة أو تقيسمها على عدة مرات في السنة .
(2)خطط الإقتراحات Plans Suggestion
ويطلق عليها أيضا خطط توفير التكاليف والسبب في ذلك أنها عبارة عن خطط لتشجيع الأفراد على وضع اقتراحات بشأن تخفيض تكاليف العمل والإنتاج.
(3)توزيع الأسهم على الموظفين
يمكن اعتبار ملكية العاملين لأسهم الشركة هي أكثر الطرق مثالية قربا من المشاركة في الناتج والأداء النهائي للمنظمة وفي هذه الطريقة يكون من حق العاملين امتلاك شركتهم .

ومن أمثلة هذه الحوافز الأخرى ما يلي

·مكافأة استثنائية عن عمل طارئ متميز
·رحلة مجانية
·عمرة أو حج
·سيارة
·أجهزة منزلية
·أدوات شخصية (ساعة مثلا)
·خطابات الشكر
· دروع أو كؤوس الامتياز
1. البساطة: ويعني هذا أن يكون النظام مختصرا وواضحا ومفهوما وذلك في بنود وصياغة وحساباته .
2. التحديد : يكون أنواع السلوك الذي سيتم تحفيزها مشروحة فلا يكفي أن نقول أن (ينتج أكثر) أو يؤدي إلي (تخفيض التكاليف) أو (تقليل الحوادث) فيجب إن يكون هذا أكثر وضوحا من خلال شرح تفصيلي لما هو متوقع من أنواع مختلفة من التصرف .
3. يمكن تحقيقه: يجب أن يكون احتمال التوصل إلي وتحقيق التصرفات والسلوك التي سيتم تحفيزها أمرا واردا .
4. يمكن قياسه : ما لم يمكن التعبير عن كيفية ترجمة الأداء والتصرفات التي سيتم تحفيزها في شكل مادي محدد لفشل النظام لأنه سيكون مضيعة للمال .
5. معايير للأداء : يتم وضع معايير للأداء والسلوك أو مؤشرات الإنجاز والأهداف .
6. ربط الحافز بالأداء : لا بد أن يشعر الأفراد بأن مجهوداتهم تؤدى إلي الحصول على الحوافز وأن تكون هذه العلاقة واضحة ومفهومة.
7. التفاوت : لا يجب أن يحصل العاملون على نفس القدر من الحوافز وإلا فقدت قيمتها الحافزة والإختلاف لا بد أن يعتمد على مقدار الأداء الذي أنتجه الفرد.
8. العدالة : يجب أن تتناسب حوافز الفرد إلي أداءه مع حوافز الآخرين إلي أدائهم وعدم تحقيق هذه العدالة يؤدى إلي شعور الفرد بالإستياء .
9. الكفاية : يجب أن يكون هناك أجر يكفي احتياجات العاملين ويمثل نظام الحوافز زيادة على الأجر كما يجب أن يضمن النظام الجديد دخلاً لا يقل عما كان يحصل عليه العامل قبل تطبيقه .
10. السيطرة : وتعني سيطرة كاملة من الأفراد على الأعمال التي يقومون بها ، والظروف المحيطة ، والموارد التي يستخدمونها ، وذلك حتى يمكن حسابهم على ما يقومون به من أداء .
11. التغطية الكاملة للأداء : ويعني أن يشمل نظام الحوافز كل أنواع الإجادة في الأداء من حيث زيادة الكمية ، والجودة ، وتخفيض التكاليف ، وتخفيض الحوادث ، وفتح أسواق ، وعقد الصفقات، وتمثيل المؤسسة ، وتقديم أفكار جديدة ، وغيرها من أنواع مختلفة للأداء .
12. المشاركة : إن مشاركة العاملين في وضع نظام الحوافز يمكن أن يزيد من اقتناعهم به ، وتحمسهم له ، والمحافظة عليه .
13. التنويع : يجب أن تكون الحوافز مختلفة في نوعها ، حتى تكون مثيرة ومرضية لكافة الاحتياجات . فمنها المادي ، ومنها المعنوي ، وفيها خطابات الشكر ، والرحلات ، والحفلات ، والشيكات ، وغيرها .
14. الجدوى : يجب أن تكون للنظام منفعة للمنظمة في شكل زيادة إيراداتها أو نواتجها، ويتم التحقق من ذلك بمقارنة المؤسسة قبل وبعد النظام ( حتى ولو كان ذلك تخيلاً وبالمحاكاة ) . وإلا أصبحت الحوافز نفقات جارية وليست اتفاقاً استثمارياً .
15. كل العاملين : يجب أن يشمل النظام في وضعه الكامل كل العاملين بالمؤسسة .
16. ملموس وكبير : فقط الحوافز الكبيرة والواضحة هي التي تكون ذات تأثير إيجابي ، وقد يحدث العكس عندما يكون مقدار الحافز قليلاً .
17. الاستقرار والمرونة : لا يجب تعديل النظام من فترة لأخرى حتى يتفهمه العاملون ، ولكن إذا استدعى الأمر ( كتغيير نظام العمل ووسائل الإنتاج ونوع الإنتاج مثلاً ) ويجب أن يتم تغييره .
18. العلانية : يجب أن يكون نظام الحوافز معلناً ، لكي يزيد من ثقة العاملين فيه ، وعدم جموح التوقعات بالنسبة للحوافز .
19. مساندة الإدارة العليا : ويكون ذلك عند بداية النظام لإعطائه الدفعة القوية ، وعند عقد حفلات تنويع الحوافز والجوائز .
20. تدريب المشرفين : لا بد من تعليم وتدريب مديري الإدارات ورؤساء الأقسام والمشرفين والملاحظين على إجراءات النظام ، والرد على التساؤلات التي قد تدور حوله وكيفية مساندة النظام.
21. نظام للتسجيل : يجب أن يكون هناك نظام سليم لتسجيل أنماط وأنواع ومستويات الأداء كما تحدث في الواقع ، ودون تحيز ، وبدقة عالية ، حتى يمكن حساب الحوافز بدقة وموضوعية .
22. عائلي : كلما تم إشراك المنزل في الحوافز كلما كان أفضل ،وبعض المؤسسات ترسل هدايا وخطابات تهنئة ومنشورات ترويجية للنظام ، وذلك للزوجة والأبناء ، ويضمن هذا توسيعاً لقاعدة الرضا والقبول للنظام .
23. بداية قوية : وذلك بمساندة من الإدارة العليا ، واستخدام شعارات قوية ، وبرامج دعائية ، ومنشورات ترويجية ، واتصالات قوية مع العمال ، وذلك لإعطاء الدفعة الأولى القوية للنظام .
24. نهاية قوية : ويتم ذلك بإخراج الحفلات الخاصة بتوزيع الجوائز والحوافز بشكل تمثيلي قوي، ويتضمن وجود فقرات ، وكلمات ، ومرطبات ومأكولات ، ودعاية قوية ، وإخراج جيد.