الإدارة الافتراضية مهارات القيادة والاتصالات والتفاعل عن بعد 

 

 

الإدارة الافتراضية :

          تجمع الإدارة الافتراضية بين الإدارة عن بعد من ناحية والإدارة عن قرب من ناحية أخرى ، فهى تعتمد على الأرقام والنتائج بسبب غياب العلاقات الإنسانية المباشرة . إلا انها أيضا تعتمد على التفاهم والثقة التى يضعها المدير فى الموظفين الذين يقودهم دون أن يعرفهم وربما دون أن يراهم .

 

بيئة العمل البديلة

          بيئة العمل البديلة هى العالم الافتراضى الذى يتواجد فيه الموظفون بأعمالهم . وليس بأجسامهم . وفى هذه البيئة يتم الربط بين الموظفين بوسائل الاتصال المختلفة . وذلك بهدف توجيه إنجازاتهم والتنسيق بينها لتصب فى مواقعها دون الحاجة لتواجدهم الجسمانى أو المكانى . فعندما يرسل لك مدير المبيعات ، وترد عليه بتعليقاتك وتوصياتك ، دون أن تراه ، فهذا أحد أشكال العمل الافتراضى .

 

من الإدارة المكانية .. إلى الافتراضية

          المكان هو البعد المادى الذى نحيا ونتحرك ونعمل فيه ، فهو يمثل غرف الاجتماعات التى تجتمع فيها بالموظفين ، والمكاتب التى نجلس إليها لنعمل ، والأصوات التى ترسلها إلى آذان الآخرين لتبلغهم برسائلنا الشفهية ، ووجودنا فى هذا البعد المكانى يمدنا بنمط محدد من الإدارة المكانية . وتختلف الإدارة المكانية عن الإدارة الافتراضية التى يفرضها علينا العالم الافتراضى ، الذى يتكون من شبكات الاتصال الإليكترونية . وذلك كما يلى :

·    هناك سعة محددة لغرفة الاجتماعات ، بحيث أنها لا يمكن أن تستوعب إلا عددا من الحضور بينما تستوعب الوسائل الإليكترونية أعدادا هائلة من الحضور الافتراضيين الذين يمكنهم أن يتسلموا نفس الرسالة ، فى نفس الوقت.

·    يلتزم كل فرد فى الحضور المكانى الحقيقى بدوره فى الحديث والتعليق والإضافة إلى النقاش . لا يلتزم الحاضرون الافتراضيون بأية أدوار . بل تمنح الإدارة الافتراضية الحاضرين إمكانية التعليق والتفاعل وقتما يشاءون ، لدرجة أن ذلك قد يسبب عديداً من المفاجئات للإدارة التى يجب أن تكون جاهزة لذلك فى كل وقت .

·    فى الإدارة المكانية تنفض النقاشات أو الاتصالات بخروج الحضور من المكان ، بينما فى الإدارة الافتراضية لا تنفض النقاشات ولا الاتصالات بخروج الحضور من وسيلة الاتصال . فالرسائل تظل معلقة، وتبقى موضع اهتمام وقراءة وإعادة قراءة . من هنا عليك التدقيق فى صياغة رسائلك الإليكترونية التى ترسلها للآخرين .

·    المجتمع المكانى يفرض على الحضور قيودا عديدة فى الولاء والرأى . بينما يفسح المجتمع الافتراضى مجالاً أكبر للتخلى عن الولاء الضيق للإدارة الشخصية المباشرة والتعبير عن الرأى .

·    تسقط كثير من المخاوف التقليدية فى المجتمع الافتراضى . فالمدير فى المجتمع الافتراضى يكون أكثر عرضة للهجوم والتمرد عنه فى المجتمع المكانى . وبذلك فإن الإدارة الافتراضية تتطلب من المديرين أن يكونوا أكثر علما وفهماً مما هم عليه فى البيئة المكانية .

المنظمة الافتراضية والمنظمة التقليدية

          تقدر الاحصائيات عدد الموظفين الافتراضيين الذين يعملون داخل فضاء بيئة العمل البديلة فى أمريكا وحدها بما لا يقل عن 30 مليون موظف . وقد أجرى مسح على عينة كبيرة منهم فجاءت النتيجة أن 87% منهم يؤكدون ارتفاع انتاجيتهم فى العالم الافتراضى عما كانت عليه فى العالم الحقيقى .

          فى المنظمة الافتراضية تتزايد أعداد الموظفين المؤقتين وغير الدائمين . عما كان عليه فى المنظمة التقليدية .

          وفى الشركات الافتراضية لا تصح غالبية توقعات الموظف التقليدى عن الأمان الوظيفى ، ولا تصح أيضا افتراضات المديرين التقليديين عن وجوب تمتع الموظف بالولاء للشركة .

 

الفرق بين الرسالة الإليكترونية والرسالة التقليدية

          الرسائل الإليكترونية والافتراضية هى التى تتم عبر وسائل الاتصال الإليكترونى . أما الرسائل التقليدية المباشرة فهى تتم وجهاً لوجه . وتقع الاتصالات الهاتفية فى منتصف المسافة بين الاتصالات الافتراضية والمباشرة . والفرق بين الرسائل الإليكترونية والرسائل التقليدية المباشرة . هو كما يلى :

1)      الرسائل الإليكترونية أكثر وحدة وتناسقا :

يمكنك أن تقول ما تشاء عبر الهاتف أو فى الاتصالات وجها لوجه ، فهذه الاتصالات تمكنك من استغلال ما يسمى بالخاتمة .

أما فى الاتصالات الإليكترونية لا يمكنك تغيير كلمتك كما فى الاتصالات التقليدية . بل يجب أن تتمتع رسالتك الإليكترونية بقدر من الوحدة بين الخاتمة والمقدمة وما بينهما .

فإذا وجدت نفسك فى الخاتمة تقول شيئاً لم تكن تعتزم قوله فى البداية ، فإنك تضطر إلى الرجوع إلى المقدمة لتغييرها .

وفى الرسائل الإليكترونية لا أحد يستوقف أفكارك أو يقاطع استرسالك . فهى تحمل كل أبعاد شخصيتك ( المرسل ) ولكنها لا تحمل كثيراً من المرسل اليه ( المتلقى ) .

2)      الرسائل الإليكترونية أقل انفعالا وأكثر احترافا :

تولد الرسالة الإليكترونية انفعالات عصبية أقل بكثير من تلك التى تولدها الرسالة المباشرة. تمكنك الرسالة الإليكترونية من إعطائها قدرا أكبر من التركيز الذهنى عما يحدث فى الرسالة المباشرة .

وهى أقرب إلى الاحتراف والمهنية من الرسالة المباشرة . فإذا أحسست بتوتر العلاقة بينك وبين أحد زملائك أو مديريك أو مرؤوسيك ، فمن الافضل أن تخاطبه برسائل افتراضية ، وليست مباشرة . لأنها أقل انفعالا وأكثر موضوعية .

3)      الرسائل الإليكترونية أوسع انتشاراً وأشد خطراً :

يمكنك دائما إنكار مضمون رسائلك التقليدية . كما يمكنك أيضا إعادة تفسير معنى رسائلك التقليدية وتأويلها وتحميلها مالا تحتمل لدى الأشخاص الذين سمعوك بآذانهم . ولكن لا يمكنك ذلك فى حالة الرسائل الإليكترونية .

فالرسالة الإليكترونية تعتبر دليلاً دامغاً ومسجلاً على أنك قلت ما كتبت . ولا يمكنك إنكاره .

اعلم أن رسالتك الإليكترونية ليست ملكاً لك . بل هى ملك لمتسلمها ( متلقيها ) . افترض دائما أنه قد يرسلها إلى أى طرف آخر دون علمك ، فعليك ألا تضمن رسالتك ما يمكن أن يضرك . واقصر طريق لتجنب ذلك هو الالتزام .

 ما هى الشركة الافتراضية

          فى أكتوبر عام 1991 ، وضع الطالب ( لينوس تورفالدز ) البالغ من العمر 21 عاما على شبكة الإنترنت أول ثمار ابتكاره الجديد . كان ( لينوس ) يدرس الكمبيوتر ، وابتكر لتوه برنامجاً لإجراء الحسابات المؤسسية والأكاديمية أسماه باسمه ( لينوس ) .

          أتاح ( لينوس ) تنزيل برنامجه مجاناً لكل من يرغب فى ذلك وطلب من الجميع اختباره وتجربته وتعديله كلما تراءى لهم ذلك ، مقابل إعلامه بالنتائج والمقترحات .

          بالفعل تمكن المستخدمون لبرنامج ( لينوس ) من تطويره ومعالجة العديد من مشكلاته واستمرت عملية التطوير والتعديل 3 سنوات ، ليصبح بعدها هذا البرنامج هو المعروف الآن باسم ( يونيكس ) والذى أصبح بفضل التطوير المستمر من أهم البرمجيات المؤسسية على الاطلاق . 

          تخيل لو أن الطالب ( لينوس ) توجه ببرنامجه إلى إحدى الشركات الكبرى مثل ( آى بي إم ) . وطلب منها تطويره . فما الذى يمكن أن يحدث ؟ .

          إذا افترضنا أن الشركة وافقت على البرنامج فوراً ، فمن المتوقع أن يتم تخصيص ميزانية محددة لتطويره ، ويتم إسناد هذه المهمة إلى فريق متخصصين من المهندسين الذين سيتقاضون رواتبهم من الشركة. بعد ذلك سيأتى دور التخطيط والتنفيذ والمتابعة واجتماعات لجان الجودة ... الخ . وكل هذه الأنشطة ستحتاج إلى مصروفات وميزانيات . وما هى النتيجة المتوقعة فى النهاية ؟ هل كانوا سيصلون إلى نفس النتيجة التى اهتدى إليها الطالب الشاب وعدد ممن لا يعرفهم إلا بشكل افتراضى ؟

          هذا هو المقصود بالشركة الافتراضية .

بين الشركة الحقيقية والشركة الافتراضية

1)     الشركة الافتراضية هى ما قام به ( لينوس ) لتطوير برنامجه ، أما الشركة الحقيقية فهى (أي بي إم) .

2)  الشركة الافتراضية لا تتحمل مصروفات تذكر ، رغم أنها تنتج وتطور ، الشرة الحقيقية تتحمل مصروفات فى كل لحظة حتى ولو لم تنتج أو تطور .

3)  فى الشركة الافتراضية يجتمع الأفراد حول فكرة ما وهدف مشترك وبكامل إرادتهم الحرة . فى الشركة العادية يجتمع الموظفون من أجل الراتب والمنصب والأمان الوظيفى والاجتماعى أولا ، وليس من أجل فكرة أو قيمة معنوية .

4)  تعتمد الشركة الافتراضية على الفرد . تعتمد الشركة الحقيقية على النظام ، وكثيرا ما يخرق الأفراد هذا النظام فنضطر إلى إعادة بنائه من جديد .

5)  فى الشركة الافتراضية أنت مشغول بتجميع وتنسيق جهود الأفراد لتحقق ما تصبو اليه من إنجاز . فى الشركة الحقيقية أنت مشغول بإطفاء الحرائق وفض الصراعات ومعالجة الأخطاء وتقليص النفقات ، فلا تجد وقتاً للإنجاز .

حقيقة الشركة الافتراضية

          رغم تعارض مصطلح ( افتراضى ) مع مصطلح (حقيقى) إلا أن للشركة الافتراضية جوهرا حقيقيا . فأى شركة هى فى حقيقتها تنظيم مؤسسى ذو آلية محددة لتنسيق وتوحيد الجهود باتجاه غرض مشترك ومحدد .

          العجيب أن هذا ينطبق على الشركات الافتراضية أكثر مما ينطبق على الشركات الحقيقية . فهناك شركات حقيقية كثيرة تفشل فى صياغة آلية أو نمط لتنسيق الجهود بها . كما يغيب عنها الهدف المشترك وتتضارب المصالح فيها فتفشل ، دون أن تشعر الإدارة بضرورة التغيير .

          فى الشركة الافتراضية يصعب حدوث مثل هذا الفشل . فهى تختفى وتتوقف عن الوجود فى نفس اللحظة التى يختفى فيها الهدف المشترك . لأن الفشل يقاس بزيادة المصروفات عن القيمة المضافة المتولدة . وداخل الشركة الافتراضية لا توجد فى الأصل اية مصروفات جديرة بالذكر . فمهما ضعفت القيمة المضافة المتولدة ، فإن الشركة الافتراضية تظل رابحة . 

إفتراضات خاطئة عن العالم الافتراضى

          زادت فى الآونة الأخيرة جاذبية الفضاء الافتراضى ( التخيلى ) لدى العديد من المديرين . فاندفع كثير منهم للأخذ بها انطلاقا من افتراضات خاطئة ، ومنها :

1)      الفضاء التخيلى يصلح لكل الشركات :

هذا افتراض خاطئ ، فالفضاء التخيلى أو الواقع الافتراضى لا يصلح لشركة إلا إذا تخلصت تماما من الأمية الإليكترونية بين الموظفين .

2)      الفضاء التخيلى يسهل عملية الهندرة :

يعتقد بعض المديرين أن الهندرة ما هى إلا تقليص أعداد الموظفين الدائمين ، وزيادة أعداد الموظفين المؤقتين والعاملين عبر الفضاء التخيلى . ولكن الأمر ليس بهذه البساطة . فلكى يحدث التوافق بين الهندرة والواقع الافتراضى . يجب أن تكون نفقات الاتصالات وإقامة العالم الافتراضى أقل من رواتب الموظفين الافتراضيين . ويجب ألا تكون هناك حاجة ماسة لتواجد هؤلاء الموظفين فى أماكن العمل الحقيقية . وإلا فإن الواقع الافتراضى سيعرقل عمليات الهندرة وإعادة الهيكلة ويضيف مزيدا من التكاليف .

3)      الفضاء الإليكترونى يسهل الاتصال بين الموظفين والمؤسسة :

ليس بالضرورة ، فكثيرا ما يؤدى سوء تخطيط الفضاء الافتراضى إلى سوء الاتصالات بين الموظفين والشركة ، فعدم تواجد الموظفين باشخاصهم فى مكان واحد يضعف الروابط الاجتماعية بينهم من ناحية ، وبينهم وبين الشركة من ناحية ثانية .

4)      الفضاء الافتراضى يعتمد على تقنيات اتصال ومعلومات عالية :

ليس صحيحاً أن شراء بعض أجهزة الكمبيوتر والاتصالات يقيم عالما أو مؤسسة افتراضية . جوهر المؤسسات الافتراضية هو المحتوى الذى يتم تداوله وتطويره وإدارته وتشغيله .

 

البصيرة الافتراضية :

تتعامل البصيرة العادية مع الواقع بقوانينه الطبيعية الثابتة ، وتتعامل البصيرة الافتراضية مع الواقع المتخيل بقوانينه الإليكترونية والاتصالية التى تتغير كل يوم . يحتاج المدير الافتراضى إلى اكتساب هذا النوع الجديد من الاستبصار . أو قرون الاستشعار . وهذه بعض الأفكار التى قد تفيد فى تكوين بصيرة افتراضية نافذة .

v       اهتم بالدقة وتحليل المعلومات أكثر من العناوين والكلشيهات . فقبل أن ترد مثلا على البريد الإليكترونى ، يجب أن تعرف كل الأطراف التى تلقت نفس الرسالة .

v       لا تلم موظفا لأنه أرسل لك رسالة إليكترونية تافهة . لابد من تشجيع كل أنماط الاتصال لأن النظام الإليكترونى مؤهل لاستيعاب الكيف والكم . فعندما يتعلق الأمر بالاتصالات الإليكترونية يصعب التمييز بين المهم والعاجل .

v       انشر المعلومات غير السرية على شبكة المعلومات والاتصالات الداخلية حتى لا يضيع الموظفون الوقت فى البحث عنها . ولكى نحد من السلطات غير الشرعية لكثير من مديرى الوسط الذين يتعمدون إخفاء المعلومات .

v       غير أنماط وهيكلية الإدارة بسرعة كبيرة . أعد توزيع الصلاحيات وافتح قنوات تدفق المعلومات . فالإدارة الافتراضية تقوم على الشفافية والتغيير المستمر . وهى ضد الإدارة الهرمية والاتجاهات الأحادية فى الاتصال .

v       لتكن أولوياتك الإدارية كما يلى : المعلومات والمعرفة أولا . الشبكة والاتصال ثانيا . الشركة والأداء ثالثا . الموظفون رابعا . فلا تسمح لأحد أن يحتكر المعلومة أو يملك مفاتيح الشبكة ، لأن الشبكة أهم من الموظفين . لماذا ؟ لأن الموظفين يختفون أو هم غير موجودين بدون الشبكة .

v       لتشجيع الابتكار ، اسمح بارتكاب الأخطاء ، لأن الوقوع فى الخطأ أقل خطرا من الخوف منه . الوقاية تعنى المنع ، والمنع يؤدى إلى الإخفاء والإخفاء يؤدى إلى الجهل والجهل يؤدى إلى تكرار نفس الأخطاء . بينما يؤدى الخطأ الافتراضى إلى التعلم الذى يؤدى فى النهاية إلى الخبرة .

v       ركز فى الثواب والعقاب على الأهداف وحدها ، دون العلاقات أو النوايا . فى مرحلة الإدارة التقليدية يتأثر المدير بالتفاعل المباشر مع الموظفين . فى الإدارة الإليكترونية ينصرف الاهتمام إلى النتائج والأرقام ، لا إلى المظهر الخارجى . فالإدارة الافتراضية تنهى عصر القيادة والتأثير بقوة الشخصية. وتدير بالقيادة الرقمية بعيدا عن تأثير النوع والجنس واللون والمظهر .

v       ستحتاج لمواهب متعددة ومتنوعة لأنك ستحتاج إلى أداء أكثر فى مهمة فى نفس الوقت . المهارة الاساسية للمدير الافتراضى هى تعدد المهارات والمهام والأفكار . لقد مضى زمن التركيز على مهمة واحدة أو التميز من خلال مهارة فريدة .   

هل تحل الفرق الافتراضية محل فرق العمل فى المنظمات ؟

من الصعب الرد على هذا السؤال خاصة وأن الفرق الافتراضية حولها الكثير من التساؤلات ، التى تتعلق بـ :

·       إمكانية التحكم فى مستوى الجودة المقدمة .

·       شكل الالتزام القانونى الذى يمكن أن يحمى المنظمة .

·   درجة التحكم فى سرية البيانات الخاصة بالمنظمة ، مما يجعل بعض الصناعات من الصعب تخيل أن تتحول الى استخدام الفرق الافتراضية مثل صناعة البنوك والأدوية .

·       كيفية خلق الالتزام الأدبى لدى العاملين .

ورغم هذه الصعوبات فإن الفرق الافتراضية تتنامى بسرعة ، لكنها لن تحل محل فرق العمل العادية والتى تقوم بالعبء الأكبر فى تشغيل المنظمات ، ولكن مع زيادة التحول الى المنظمات الافتراضية يقل الاعتماد على الفرق العادية التى تعتمد على الاتصالات المباشرة بين الأفراد .

المصدر: عزة الجوهرى عبد الحميد.