التقارير الادارية وطرق اعدادها في إدارة الموارد البشرية

التقارير الادارية وطرق اعدادها في إدارة الموارد البشرية

لماذا نقدم تقرير ؟
ما هى الاستفادة من التقرير ؟
انواع التقارير
طرق كتابة التقرير



---------------------

الغرض من التقارير الادارية وطرق اعداها

• تعتبر التقارير وسيلة اتصال هامة داخلمنشآت الاعمال على مختلف

انواعها .

• كما تعملالتقارير على التعرف على وجهات نظر وأراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والمقترحات بخصوص مشاكل وصعوبات العمل .

• انالتقارير هي احدى وسائل الاتصال الرسمي فإنها قد تكون شفهية او لفظية مع الاعتماد على وسائل الايضاح او ان تكونالتقارير مكتوبة (تحريرية ) وهي الأكثر استخداما .

• التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل, و يرجع ذلك للأسباب الآتية:-

1-تعتبرالتقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع اليها في أى وقت.

2-تساعدالتقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى على فهم و استيعاب المعلومات و الحقائق.

3-تعتبرالتقارير القاعدة الاساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها.

4-تتميزالتقارير بالاعتدال في تكلفة اعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الاخرى.

------------------------------------------------

- تعريف التقرير.....

• يمكن تعريف التقرير بأنه : عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة, و يتضمن تحليلا منطقيا و اقتراحات و توجيهات تتمشى مع نتائج التحليل.

- أنواعالتقارير:-

• تقسمالتقاريربصفة عامة إلى نوعين أساسيين هما:

1-التقارير الشفهية اللفظية

2- التقاريرالمكتوبة التحريرية

و يتم تقسيم التقارير المكتوبة

• إلى مجموعة متنوعة حسب الأغراض و المهام التي يخدمها التقرير, فنجد أن هناك تقارير تحليلية تفصيلية, و تقارير اعلامية, وأخرى إقناعية,...... الخ ,, أو حسب النشاط مثل تقارير البحوث, والتقارير العامة, والتقارير السنوية, .....الخ

• كما أن هناك تقارير دورية و أخرى اختيارية, و البعض الآخر يميز بين أنواعالتقارير حسب الحقل أو المجال, مثلالتقارير الطبية, والتقارير الادارية, والتقارير الهندسية, و تقارير المبيعات, و تقارير التسويق, ......الخ

• من حيث زمن الاصدار يتم تقسيم البحوث إلى :

1- تقارير دورية

2- تقارير غير دورية

• من حيث محتوى التقارير يتم تقسيمها الى :

1- تقارير مالية و محاسبية

2-تقارير الأنشطة

3- تقارير الافراد

• و من حيث الهدف منالتقارير يتم تقسيمها إلى :

1- تقارير متابعة

2-تقارير معلومات

3-تقارير الدراسات

4-تقارير تقييم الأداء

5- تقارير وصفية

6- تقارير سابقة التصميم

• من حيث الجهة التي يوجه اليها التقرير يتم تقسيمها الى :

1- تقارير داخلية

2- تقارير خارجية

- لماذا نكتب التقارير والأبحاث؟

· لأننا نريد نقل معلوماتٍ ما إلى آخرين في الوقت الحالي أو في المستقبل أو كلاهما. الموظف يكتب تقريراً لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية.

• يقوم الموظف بكتابة تقرير بدلاً من أن يخبر رئيسه شفهياً؟التقارير الشفهية تستخدم كثيرا ولكنها لا تغني عنالتقارير المكتوبة في كثيرٍ من الأحيان. هناك
• الكثير من المميزات فيالتقارير المكتوبة التي تجعلها وسيلة الاتصال المناسبة في كثير من الأحيان مثل

• :التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي

• نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفاً

• التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت وبالتالي يمكن لمشرف الوردية الأولى كتابة تقرير في الصباح ثم يقرؤه مشرف الوردية الثالثة في الليل.

• التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المدير قد يقرؤه مرة ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومة ما فيرجع إلى التقرير

• التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكسالتقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها.

• التقرير المكتوب يمكن قراءة أجزاء منه بمعنى أنه يمكن لقارئ التقرير قراءة الجزء الذي يَهتم به ويُهمل الباقي بعكسالتقارير الشفهية حيث يضطر المستمع للاستماع لكل التقرير

• التقرير المكتوب يُمَكن من الاستعداد لمناقشة موضوع ما، فيمكننا توزيع تفاصيل مشروع ما قبل الاجتماع لدراسته وبالتالي يكون الحاضرون على دراية بتفاصيل الموضوع

• التقرير المكتوب يُمَكننا من متابعة ودراسة أمور لا يمكن متابعتها شفهياً، فليس من الممكن أن نستمع لتقرير شفهي يحتوي على أرقام عديدة

• التقرير المكتوب يمكننا من رؤية الحقائق والأسباب والنتائج بعكسالتقارير الشفهية التي قد تعرض بعض النتائج في وقت وبعضها في وقت آخر

• التقرير المكتوب يكون مُنظماً ويحتوي على المعلومات الأساسية وتحليل الموضوع والتوصيات بشكل أفضل بكثير من التقاريروالمحادثات الشفهية.

• التقرير المكتوب يمكننا من استخدام أدوات جيدة لعرض الموضوع مثل الجداول والرسومات البيانية والتخطيطية

• التقرير المكتوب قد يستخدم كمستند رسمي في المستقبل عند حدوث مشكلة ما تحتاج معرفة مصدر الخطأ والمسئول عنه

• لذلك فإن الأمور البسيطة يُستخدم فيهاالتقارير والمحادثات الشفهية ولكن عندما نحتاج أن ننقل معلومات كثيرة فإننا نلجأ لكتابةالتقارير وكذلك الحال في حالة الحاجة لحفظ المعلومة للمستقبل

سمات التقارير الجيدة

• تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع
• منظَّمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة
• طويلة / قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة

• لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تُهم القارئ
• مُوَضَّح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته
• تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة

• مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة
• مكتوبة بأمانة
• التقارير المكتوبة بشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة

ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد

• وكذلك فإن الأخطاء في كتابةالتقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ

• فإن كتابةالتقارير قد تؤثر على مستقبلك الوظيفي لأنها أحد الأدوات الأساسية للاتصل بمديريك. إن لم تستطع تقديم تقارير واضحة وجيدة لمديريك فإن هذا لن يساعدهم على تأدية عملهم وبالتالي سينعكس على تقييمك وترقياتك

العناصر الرئيسية للتقارير والأبحاث؟

• العناصر الرئسية للتقرير أو البحث قد تختلف حسب حجم التقرير ومتطلبات المؤسسة المقدم إليها البحث. ولكن بصفة عامة هناك عدد من العناصر الرئيسية التي يجب أن تتوفر عادةً او يتوفر معظمها فيالتقارير الطويلة والأبحاث الطويلةمثل :
• صفحة العنوان والملخص والمقدمة وجدول المحتويات وقائمة الأشكال وقائمة الجداول وشرح المصطلحات والرموز ثم المقدمة ثم قلب التقرير أي المحتوى الأساسي للتقرير ثم الاستنتاج او التوصيات ثم المراجع ثم المرفقات.
• التقاريرالقصيرة المكونة من ورقة أو بضعة أوراق يقل فيها عدد العناصر الرئيسية فلا يكون هناك حاجة لقائمة الأشكال ولا قائمة الجداول ولا جدول المحتويات وهكذا

• هل استخدام نماذج لكتابة التقرير يًغنينا عن تَعلم كتابة التقارير ؟

• في كثير من المؤسسات تكون هناك نماذج جاهزة لبعض التقارير ويقوم مُعد التقرير بملأ النموذج بالبيانات الصحيحة.
• ولكن هذا لا يَضمن لنا ان تكونالتقارير جيدة لأن مُعد التقرير إن لم يكن على دراية بوظيفة كل حقل أو جزء من أجزاء التقرير فإنه لن يكتب فيه البيانات المناسبة أو قد يقوم بملأ التقرير بطريقة لا تُساعد على فهم الموضوع.
  -----------------------------

مراحل كتابة التقرير

المرحلة الأولى : الإعداد والتجهيز تشمل

• تحديد الهدف من التقرير:

أ ـ حدد مسبقا بدقة ماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالب بعمله .

ب ـ تعايش مع الهدف من التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيه كثيرا واعرف كيف تفكر وتحدد هدفك بدقة . وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كل ما يلي :

• إعطاء معلومات
• تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة
• عرض أفكار جديدة
• تقديم اقتراحات جديدة
• دراسة مشكلة معينة
• المساعدة في اتخاذ قرار معين

• القارئ :

أ ـ ماذا يريد قارئ التقرير أن يعرف ؟

ب ـ ماذا يعرف قارئ التقرير مسبقا ؟

جـ ـ كيف يمكن توصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات .

د ـ أي المصطلحات الفنية يستطيع أن يفهم ؟

هـ ـ كيف يمكنه استخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقرير بمعنى السلطات المتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ما إذا كانت سلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية .

مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير )

أ ـ اعرف مسبقا أن مصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أو ميدانية من خلال الملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار . ثم ابدأ في جمع الحقائق والأفكار عن الموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع .

ب ـ راجع بدقة كل ما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بين الحقائق والقيم . المرحلة الثانية : الترتيب والتنسيق : هناك عدة نقاط أساسية يجب مراعاتها ليكون في النهاية دقيقا

ومنظما ومنطقيا وموجزا هي :

أ ـ اكتب الغرض من التقرير في عبارة واحدة موجزة ـ وهذا بمثابة اختبار لمدى فهمك لعملك . كما أنه سيفيدك في استبعاد ما هو غير هام بالنسبة للتقرير ـ بعد ذلك اختر عنوانا للتقرير يجعل الغرض منه واضحا .

ب ـ تأمل ماجمعته من حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر . ثم رتبها في تتابع زمني ومنطقي وسيتضح لك ما هو مكرر أو غير ضروري ثم احذف بعد ذلك ما تجده غير مفيد لخدمة غرض التقرير . ثم دون ملاحظاتك على ما هو ضروري ومفيد .

جـ ـ ضع التقسيمات المبدئية للتقرير وخذ في اعتبارك جمع المعلومات المتجانسة والتي يربط بينها خط مشترك في جزئية واحدة ثم راجع هذه التقسيمات المبدئية في ضوء الرؤية المتكاملة لها ككل .

ـ حدد التسلسل الذي سيتم تقديم التقسيمات على أساسه ثم رقم رؤوس هذه التقسيمات حتى يمكن الإشارة إليها بسهولة عند مناقشة التقرير .

هـ رتب المادة التي جمعتها وراجعها بدقة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارئ بسهولة أن ينتقل من خطوة إلى خطوة في تتابع زمني ومنطقي وبحيث ينتقل مما يعرف إلى ما لا يعرف .

ز ـ تأكد أن استنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى ما تحت يديك من حقائق وعليك أن تحدد ما إذا كنت ستجمعها في قسم منفصل يمثل الخلاصة النهائية للتقرير أو ستوزعها على الأقسام المختلفة التي يتضمنها التقرير . مع ملاحظة أن تذكر مقترحاتك وتوصياتك لكل قسم على حدة، ثم تعيد تجميعها بتركيز وإيجاز في قسم مستقل وخاص بها في نهاية التقرير .

ح ـ راجع بدقة العنوان الرئيسي للتقرير وكذلك رؤوس التقسيمات الأساسية بحيث لا تتشابه، وبحيث ترتبط فيما بينها في تتابع زمني أو منطقي . كما عليك أن تراجع اللغة والمصطلحات التي كتبت بها التقرير وإن تتأكد من أنها لغة مبهمة وإنك استخدمت المصطلحات المتعارف على استخدامها في مثل هذه الموضوعات .

ط ـ استخدم كلما أمكن وسائل الإيضاح المختلفة فقد يكون رسم بياني واضح أفضل كثيرا من كتابة صفحة كاملة . وفي هذا الصدد نورد لك بعض الرسائل الإيضاحية التي قد يكون من المفيد الاستعانة بها في تقريرك حسب الموقف الذي يعالجه التقرير .

• الصور الفوتوغرافية
• الرسوم التخطيطية، حيث يمكن عن طريقها إظهار الأفكار المعقدة بسرعة وسهولة ووضوح .
• الجداول وهي تستخدم عادة لإظهار البيانات الإحصائية وتسهل عمليات المقارنة، وتساعد على سهولة العرض بشكل منظم .
• الرسوم البيانية وقد يتحتم استخدامها في الكثير من الأحياني

· يجب أن تلاحظ إذا ما كنت ستضع ملاحظات في نهاية صفحات التقرير أم لا حيث يتحدد ذلك في ضوء ما إذا كنت سترجع إلى مراجع أعدها غيرك أو إحصاءات وبيانات قامت بإعدادها

جهات أخرى .

ويجب أن تلاحظ :

• عرض مصادر مراجع الاقتباس .
• تحديد جهة أو مصدر المعلومات التي استعنت بها .
• ذكر تاريخ المعلومات أو المراجع التي استعنت بها .

• أ ـ أجزاء التقرير

1ـ صفحة عنوان التقرير : ويوضح بها رقم التقرير وعنوانه وخطاب الإحالة الذي أعد على أساسه التقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ، ثم الجهة أو الشخص التي سيوجه إليها التقرير .

2ـ محتويات التقرير : وتوضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة الجداول والرسوم البيانية والتوجيهية وأماكنها . وقد يلي هذه الصفحة مقدمة تشمل ملخص عام لموضوع التقرير .

3- ملخص التقرير : وهو مختصر لما يحتويه التقرير والغرض منه والإجراءات التي تم اتخاذها والنتائج التي تم التوصل إليها والتوصيات التي أعدت على ضوء هذه النتائج هذا ويجب أن نلاحظ أن الغرض منملخص التقرير هو تقديم خلاصة التقرير بشيء من التركيز وليس وصفا للتقرير حيث أن هناك بعض الأشخاص يقرأون فقط الملخص .

• المرحلة الثالثة : كتابة التقرير:

4ـ النتائج : ويتم فيها مناقشة وعرض النتائج التي أمكن الوصول إليها من واقع البيانات والحقائق والآراء التي تم جمعها وتحليلها مع عرض تفصيلي لها وللأسس التي وضعت عليها التوصيات .

5 ـ التوصيات : وتشمل كل التوصيات التي أمكن الوصول إليها ومبررات وضعها وما تغطيه من احتياجات .

6 ـ التقرير التفصيلي : وهو يمثل جسم التقرير ويشمل الخطوات التي أدت إلى النتائج والتوصيات .

7 ـ الملاحق : وتضم جميع الملاحق التي ورد ذكرها في التقرير . هذا ويجب ملاحظة أن الهيكل السابق ليس هو الهيكل المفروض إتباعه في إعداد كلالتقارير فقد يختلف الهيكل تبعا لطبيعة التقرير واختلاف الموقف الذي يعالجه فعلى سبيل المثال قد يسبق التقرير التفصيلي ( جسم التقرير ) النتائج والتوصيات كما في حالة صعوبة استيعاب أو فهم النتائج دون الإطلاع ودراسة التقرير التفصيلي .

ب ـ الأسلوب : قرر أي نمط سوف يكون عليه أسلوب كتابتك، السرد المنطقي، الفقرات المتصلة، الفقرات المنفصلة، التسلسل من خلال نقاط مرقمة . مع ملاحظة أن أي من الأنماط السابقة لابد أن يعتمد على التتابع المنطقي للأحداث أو الأفكار أو الحقائق والمعلومات . كما يجب أن تلاحظ أسلوب كتابتك للتقارير العلمية والفنية وتقارير الأعمال لابد وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن المبالغة أو الإفراط في التشبيهات الأدبية .

جـ ـ الترتيب والتنسيق : يجب أن تراعي مساعدة قارئ التقرير بتمييز وترقيم المقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم، مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الترقيم سيكون منفصلا في حد ذاته عن أي تقسيم آخر للتقرير من حيث تقسيمه إلى أقسام أو أجزاء أو فصول فالترقيم الذي نقصده هنا هو تقسيم داخلي في أقسام التقرير .

د ـ وسائل الإيضاح : فكر في أنسب وسائل الإيضاح التي يمكن أن تستخدمها أثناء الكتابة، بحيث يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح المستخدمة والمادة المكتوبة قويا ولا يتأتى ذلك إلا من خلال دراسة الوسيلة المناسبة للتعبير عن الفكرة المكتوبة .

هـ ـ مقدمة التقرير : كما سبق وإن ذكرنا أن التقرير سوف يحتاج إلى مقدمة وهي تكتب عادة بعد الانتهاء من كتابة التقرير وإعداده وتذكر أن هذه المقدمة يجب ألا تتضمن أية تفاصيل واردة في أقسام التقرير أو ملحقاته . هذا ويجب أن تشمل مقدمة التقرير ما يلي :

• اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير، أو أسماء من سيرسل إليهم التقرير إذا كان سيتم إرساله إلى أكثر من شخص، حيث توضع أسمائهم بالترتيب وفقا لمستواهم الوظيفي .

• تاريخ التقرير .
• موضوع التقرير . وإبعاده، ومكوناته، وهدفه .
• بعض المعلومات المختصرة عن تطور الأحداث التي أدت إلى وجود المشكلة الحاضرة التي يعالجها التقرير .

• أهم النتائج والتوصيات التي يعرضها التقرير .
• أقسام التقرير ومنطقية وكيفية ترتيبها .

• التعبيرات التي استخدمها للدلالة على معاني خاصة وردت في التقرير ومن المهم أن تجعل مقدمة التقرير مشوقة بقدر الإمكان . وذلك بإظهار بعض النقاط ذات المدلول المالي والمعملي .

• و ـ كتابة أقسام التقرير والمرفقات : من الأفضل أن تكتب كل جزء من التقرير على حدة بمعنى أن تركز على كتابة قسم واحد أو مرفق واحد من التقرير في وقت واحد إذا كان ذلك ممكنا وذلك حتى تنساب الأفكار في تتابع خلال الوقت دون انقطاع .

• ومن الأفضل أيضا أن تراعي النقاط التالية عند كتابة كل جزء .
• اذكر الحقائق والآراء التي تم الحصول عليها وتحديد مصدرها .
• حلل هذه الحقائق والآراء .

• حدد نتائج هذا التحليل .
• حدد التوصيات المترتبة علىهذه النتائج .
• أشر إلى المادة التي شملتها المرفقات وصفها باختصار

ز ـ الخلاصة أو الخاتمة : يجب أن تتناول الخاتمة كل أو بعض النقاط التالية :

• ملخص موجز لما ورد في أقسام التقرير .
• ملخص موجز للنتائج والتوصيات .

ح ـ قائمة المراجع : يجب أن يتضمن تقريرك قائمة المراجع التي أمدتك بالحقائق والمعلومات

• بعد انتهاؤك من كتابة مسودات التقرير اتركها جانبا لمدة يوم أو يومين إذا كان الوقت يسمح بذلك . ثم ارجع إليها وتناولها بنظرة إنتقادية موضوعية كما لو كان شخص آخر هو الذي قام بإعدادها

. ثم قم بعد ذلك بتحديد كيفية كتابة التقرير على الآلة الكاتبة وذاك بالتحديد المسبق لما يلي

• نوع وحجم الورق المستخدم .
• المسافات التي ستترك بين السطور وبعضها .

• حجم المساحة المكتوبة داخل الورقة ( الهوامش المتروكة على جوانب الصفحة )
• العناوين الرئيسية التي ستكتب في وسط الصفحات، والعناوين الجانبية .
• الخطوط والأقواس التي ستوضع للعناوين الرئيسية والجانبية .

• كيفية تنفيذ الرسوم والإيضاحات .

عدد الصور المطلوبة

• الشكل النهائي ( التجليد

اعداد

هيثم محمود الملاح

مطور اعمال

المراجع مأخوزه من اراء خبراء