مفهوم توصيف او تحليل الوظائف
Jobs Analysis Concept
الخدمة العامة فى الدول الحديثة يقوم على توصيف او تحليل الوظائف فى ائ مؤسسة او وزارة او ادارة او الدولة .ولا يعرف هذه الدول مفهوم التوظيف الاجتماعى الذى يقوم : ( على تعين الاقرباء او القبيلية او الواسطة او الانتماء السياسيى ) دون مراعاة المعياير من متطلبات موصفات لشاغل الوظيفة او مؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة .وبالتالى سوف نقوم بعرض مفهوم توصيف او تحليل الوظائف لدعم مبداء مكافحة الفساد الادارى فى الدولة جمهورية جنوب السودان الوليدة .
يمكن تعريف عملية توصيف الوظائف بإنه العملية التى يتم بمقتضاه تحديد المهام التى يجب ان تشملها كل وظيفة والمسئوليات والعلاقات وظروف العمل المترتبة عليها والشروط والمؤهلات الواجبة توفرها فى كل شاغلها للتمكن من الاضطلاع بهذه المهام على اكمل وجه .
" بمعنى ان وصف الوظيفة هو تقرير شامل وواضح ودقيق للواجبات والمسسئوليات الخاصة بالوظيفة ومطالب التاهيل اللازمة لشغلها " .
وفى هذا السياق يتعين على الوقوف على معنى المفاهيم الاساسية التى يرد ذكرها باستمر فى موضوع توصيف الوظائف ومنها :
1 . مفهوم الوظيفة : يشير هذا المفهوم الى مجموعة الواجبات والمسئوليات التى تحددها سلطة مختصة ليقوم بها موظفاً ما بصفة دائمة او موقتة ويمكن ان تكون هذه الوظيفة مشغولة او شاغرة ( اى إنه يمثل مجموعة من المهام او الاعمال يستحق ان يشغلها موظفاً واحداً او اكثر ) .
ومعنى ذلك ان المهمة تشكل جزء من واجبات الوظيفة ومسئوليات الوظيفة الواجبة وقد ينمو هذا الجزء ليصير وظيفة او قد يصير وحدة تنظيمية لها وئيس ويتبعه وظائف وموظفون يضطلعون بمهام هذه الوحدة التنظيمية .
2 . مفهوم الموظف : يعبر عن الفرد ( ذكر/ انثى ) الذى يعين بشكل قانونى للقيام باعباء ومهام الوظيفة ويتمع فى مقابل ذلك بكامل حقوقها .
3 .مفهوم مسمى الوظيفة : يقصد به الإسم او اللقب شاغل الوظيفة الذى يطلق رسمياً على الوظيفة ويتم التعامل بمقتضاه فى الاوراق او المكاتبات الرسمية سواء داخل المنظمة او بين المنظمة والمنظمات الاخرى .
ومسمى الوظيفة : هو الذى يعبر عن غرض وجود الوظيفة وعادة يعبر المسمى الوظيفى فى المنظمة الواحدة عن المستوى الإدارى للوظيفة مثل رئيس او مدير الوحدة او رئيس العمال .....الخ وقد يعبر عن التخصص مثل المحامى او الطبيب او المهندس ....الخ .
وبمعنى اخر ( ان توصيف الوظائف يشمل الوظائف التى تم إقرارها وإعتمادها فى الهيكل التنظيمى بالدراسة والتحليل ويثبت مهامها وواجباتها ومسئولياتها وعلاقاتها بشكل تفصيلى ومنفرد مع إستنتاج المؤهلات الضرورية لشغل هذه الوظائف من واقع دراسة وتحليل متطلبات تحمل المسئولية مباشرة ودراسة وتحليل مسئولية الاتصال والتنسيق والتعامل مع كل من له بها علاقة عمل فى كل المستويات والاختصاصات الاخرى فى المنظمة الإدارية .
4 . مفهوم تصنيف الوظائف : يعنى العملية التى يتم بقتضاها وضع الوظائف فى مجموعات وظيفية حيث يتم دراسة كل وظيفة من حيث طبيعة العمل ودرجة صعوبته ومسئولياته ووضعها فى مجموعة من المجموعات الوظيفية .
وهذه المجموعات يمكن تقسيمها الى مجموعات عامة ونوعية ومجموعات فئوية بحيث تضم كل فئة جميع الوظائف التى تتشابه فى نوع العمل ومستوى الصعوبة ومطالب التاهيل اللازمة لادائه وبحيث يمكن إعطاء هذه الوظائف مسمى واحداً وتاهيلاً واحداً وراتباً واحداً واسلوبا ً واحداً فى الإختيار لشاغلها .
5 . مفهوم تقييم الوظائف : يعبر عن عملية تعين او إستنباط القيمة او الاهمية النسبية لكل وظيفة بالنسبة لغيرها من الوظائف اى يتم تركيب كل الوظائف ( وليس الافراد ) بما يعكس اهميتها النسبية ووضعاها على كادر المرتبات .
6 . مفهوم تحليل الوظائف : يعنى تحليل وتسجيل كل وظيفة من وظائف المنظمة اى تجزئتها الى مجموعة المهام التى تكونها ودراسة كل مهمة من المهام على حدة ومعرفة مدى تاثيرها على مدى صعوبة الوظيفة ومسئولياتها ثم دراسة اثر المهام مجتمعة على مستوى صعوبة الوظيفة ومسئولياتها .
وبناً على عملية التحليل يتم تحديد مواصفات الوظيفة وموصفات شاغل الوظيفة ( اى توصيف الوظيفة وتوصيف شاغل هذه الوظيفة اى يشمل الوظيفة والفرد )
توصيف الوظيفة :
- مسمى الوظيفة
- موقعها التنظيمى
- الغرض منها
- الواجبات والمسئوليات
- كيفية ادائها
- الالات والمعدات المستخدمة
- مناخ العمل
- الاشراف الواقع على الوظيفة
- إشراف الوظيفة على الوظائف الاخرى
- مخاطر الوظيفة
توصيف شروط شاغلها :
- المؤهلات العلمية
- الخبرات العملية
- المهارات الذهينة
- القدرات البدنية
- الدقة
- الابتكار والمبادة
- الاتصالات والعلاقات
- العلاقات الشخصية
7. مفهوم تصميم الوظائف : يشير الى العملية الخاصة بهيكلة او بناء مهام العمل التى يقوم او يوديها الفرد او مجموعة من الافراد لبلوغ الاهداف التنظيمية والفردية ( بمعنى ان تصميم الوظائف يهدف بالدرجة الاولى الى التوصل الى وظائف مثمرة لشاغليها ومثمر فى نفس الوقت للمنظمة من خلال ذيادة درجة الرضاء الوظيفى والإنتماء التنظيمى مما يودى الى تدنية معدلات دوران العمل وتخفيض الإحساس بالاغتراب التنظيمى وزيادة الإنتاجية التنظيمية وهذه العملية لكى يتم يجب طرح الاسئلة مثلاً من هو الشخص المؤهل لشغل ( اداء ) هذه الوظيفة ؟ ما هى المهام التى تتضمنها الوظيفة والمطلوب تنفيذها ؟ اين سيتم اداء الوظيفة ( الموقع/ المكان ) متى سيتم اداء الوظيفة ( الوقت )؟ لماذا سيتم اداء الوظيفة ( هداف الوظيفة ) ؟ كيف سيتم اداء الوظيفة ( طريقة الاداء ) ؟ .
8 . مفهوم المسئوليات الوظيفية : وتشير الى المساءلة او المحاسبة عن القرارت التى يتخذها المسئول الإدارى والاعمال التى ينفذها هو او مرؤوسه .
ويحدد هذه القرارت وتلك الاعمال التوصيف الوظيفى الخاص بكل مسئول إدارى .
9 . مفهوم السلطات الوظيفية : يعبر عن الحقوق التى تعطى للمسئولين الإداريين بشكل رسمى فى مقابل المسئوليات المكلفين بها ( وتعنى الصلاحيات المخولة للمسئول الإدارى باستخدام وتشغيل كافة الموارد المخصصة له بالمقدار والشكل المناسب لتصريف مسئولياته وتحقيق المهام والواجبات المكلف بها حسب ما ينص علية توصيف زظيفته ) .ويعنى ان السلطة الوظيفية تعد اصطلاحاً ملازما ً للمسئولية الوظيفية .
اهمية عملية التوصيف :
توصيف الوظائف هو المرحلة المنطقية التى يجب ان تلى تصميم الهيكل التنظيمى للمؤسسة ولذلك التوصيف تستمد مما يلى :
1 . تحديد مسئوليات الوظيفة بشكل ليس فيه غموض يساعد شاغلها على النهوض بهذه المسئوليات على نحو السليم وبالتالى يمكن تقويم ادائه ومساءلته عن نتائج عملة .
2 . منع التعارض والتضارب والإزواجية والغموض والتكرار فى المهام ومن ثم الإرتقاء بكفاءة الإداء وتحقيق الفعالية التنظيمية .
3 . إظهار علاقات الإرتباط بين كافة الوظائف وبالتالى تامين عملية تدفق العمل وإنسيابه بدون معوقات .
4 . تعريف الفرد بمكونات الوظيفة التى يشغلها والعمل على رفع روحه المعنوية .
5 . إدارة الجانب الإنسانى إدارة سليمة وفعالة .
6 . تنسيق الجهود البشرية فى المنظمة وإيجاد التعاون والتكامل بينها لتحقيق الهدف المنشهود .
وتتسع عملية التوصيف لتتضمن مجالات الموارد البشرية منها :
- تخطيط الموارد البشرية .
- التوظيف .
- تقويم الاداء .
- التدريب .
- وضع كادر الدرجات والمرتبات .
- تطوير الوظائف .
الظواهر التى تتطلب الإهتمام بتوصيف الوظائف :
إن ثمة ظواهر او مؤشرات او اعراض متباينة عن حاجة المنظمات للاهتمام بعملية توصيف الوظائف منها :
1 . الإختلاف بين الروساء والمسئولين حول المسئولية عن الاعمال وسلطة إتخاذ القرار .
2 . الشكاوى التى تثار حول عدم مراعاة مبدا التدرج الرئاسى من قبل المرؤوسين فى المستويات الدنيا حيث يتم تخطى الروساء المباشرين فى احوال كثيرة .
3 . التردد من قبل المسئولين الاكفاء فى توظيف المهارات التى يتمتعون بها إزاء عدم وضع حدود فاصلة لساطاتهم ومسئولياتهم وعدم وجود نظام جيد للتفويض الفعال للسطلة .
4 .تهرب كثير من القيادات الإدارية من المساءلة حول ادائهم بحجة عدم تحديد مسئولياتهم بشكل واضح .
5 . الإزدواجية فى الاعمال والجهود بسبب تكرار الواجبات والسلطات او بسبب غموضها .
6 . إرتفاع معدل ترك العمل نتيجة سؤ اختيار الشخص المناسب للوظيفة المناسبة وذلك بسبب عدم إستخدام التوصيف الوظيفى عند الإختيار او عدم وجوده اصلا ً .
7 . تعقيد انجازالاعمال او تاخيرها او عرقلتها بسبب غموض العلاقات بين الوظائف .
8 . تصاعد الشكاوى والتظلمات من إهدار مبداء العدالة عند الترقية او عند إعداد كادر الدرجات والمرتبات .
9 . عدم القدرة على تخطيط وتصميم وتنفيذ تدريب واقعى ياخذ فى الحسبان مؤهلات الافراد والمردود المتوقع تحقيقه من هذا التدريب .
مسئوليات القيام بتوصيف الوظائف :
من الطبيعى ان يناط بجهاز الموارد البشرية اوشئون العاملين او الافراد او ديوان شئون الخدمة فى المنظمة مسئولية القيام بتوصيف الوظائف من منطلق انه يمثل الوحدة المتخصصة فى كافة شئون الموارد البشرية ومن منها ( عملية توصيف الوظائف ) وفى حالة افتقاره للقدرات التى تمكنه من تنفيذ المهمة فانه يتم الاستعانه باحد البيوت الخبرة المتخصصة داخلية او خارجية فى عمليات التوصيف .
مراحل مشروع توصيف الوظائف :
يتطلب توصيف الوظائف الى إنتهاج المنهج المراحلى الذى يقوم على التخطيط والتنفيذ والمتابعة وذلك لغرض النجاح وتنفيذ الاهداف المرجو منه ولذلك يجب مراعاة عدة اعتبارات منها :
- صياقة اهداف ذكية للمشروع او الوحدة .
- بلورة خطة عملية لإنجاح اهداف المشروع او الوحدة والشروع فى تنفيذها .
- تهيئة الموارد المادية والبشرية لتنفيذ مراحل المشروع .
- تحديد انواع ومصادر البيانات التى توصف الوضع الحالى للمنظمة واساليب تجميعها .
- ضمان دعم الإدارة العليا من خلال إستصدار قرار منها لتنفيذ المشروع .
جلب مساعدة وتعاون الجميع فى كافة المستويات فى إنجاز المهمة بما فى ذلك مشاركتهم فى مراحل العمل بالمشروإطلاعهم على النتائج .
- تحديد مجال او نطاق تطبيق المشروع
- وضع جدول زمنى للعمل فى المشروع والبدء فى التنفيذ .
اهم الاخطاء المصاحبة لعملية توصيف الوظائف :
- الإستناد الى هيكل تنظيمى لا يعكس الواقع الفعلى .
- الاعتماد على بيانات غير دقيقة او غير كاملة فى عملية التوصيف .
- عدم تعبير المسمى الوظيفة عن مضمون ومحتوى الوظيفة وتخصصها الاساسى .
- صياقة عبارات عامة وغامضة مما يؤدى الى الالتباس والإزدواجية والتضارب فى المهام والمسئولية .
- عدم الحرص على اخذ موافقة الإدارة العليا وباقى المسئولين وتاييدهم لعملية التوصيف .
- عدم الفصل بين الوظيفة والموظف والاتجاه لوصف ما يقوم به الموظف حاليا ً .
-عدم القدرة على وضع برامج تدريب واقعية تاخذ فى الإعتبار مؤهلات وقدرات الموظفين .
- إدخال تفاصيل المهام العامة والبديهية والمشتركة بين كل الوظائف ضمن توصيف كل الوظيفة .
- عدم إعلان ونشر توصيف الوظائف .
- عدم اختيار اعضاء فريق عمل توصيف وعدم اعدادهم الإعداد الكافى .
- عدم استشارة وإشراك وكسب قناعة المسئولين كل فيما يخصه .
